Como o método Kanban pode te fazer ter sucesso nas suas tarefas?

Saiba como o método Kanban pode organizar e melhorar a gestão de tarefas repetitivas no seu dia a dia.

Por Julia de Almeida Em 19 set, 2024

O método Kanban, criado na década de 1940 por Taiichi Ōno na Toyota, é uma abordagem visual de gestão de tarefas que pode ser aplicada em diversas áreas, especialmente em processos repetitivos. Nesse sentido, ele utiliza cartões para monitorar o andamento das atividades, facilitando a organização e o controle do fluxo de trabalho. Atualmente, o Kanban é amplamente adotado por empresas que buscam aumentar a produtividade e eficiência.

Como funciona o método Kanban?

A essência do Kanban está em visualmente mapear o fluxo de trabalho através de cartões, ou “cartões Kanban”, que representam tarefas ou etapas de um processo. Esses cartões são movidos ao longo de colunas que indicam diferentes fases, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Dessa forma, esse método permite que todos visualizem o que está acontecendo no projeto, identifiquem gargalos e acompanhem o progresso em tempo real.

As cinco principais funções do Kanban

De acordo com o livro Essential Kanban Condensed, de David J Anderson e Andy Carmichael, o método Kanban é estruturado em cinco funções principais:

1. Visualizar o fluxo de trabalho

O primeiro passo do Kanban é tornar o trabalho visível. Afinal, criar um quadro onde todas as tarefas estão listadas em cartões ajuda a equipe a entender o que está sendo feito e em que etapa cada tarefa se encontra.

2. Limitar o trabalho em andamento

Para evitar sobrecarga de tarefas, o Kanban recomenda limitar o número de atividades em andamento. Assim, isso permite que a equipe foque em concluir as tarefas antes de iniciar novas, aumentando a eficiência.

3. Medir e gerenciar o fluxo

Com o método Kanban, é possível medir a velocidade com que as tarefas passam por cada fase do processo. Isso ajuda a identificar gargalos e a ajustar o fluxo de trabalho para garantir que tudo funcione de forma mais fluida.

4. Tornar as políticas de processo explícitas

Outro ponto importante é estabelecer regras claras para cada etapa do trabalho. Portanto, é uma garantia de que todos saibam o que é necessário para mover uma tarefa de uma fase para outra, evitando confusões.

5. Usar modelos para melhoria contínua

O Kanban incentiva o uso de modelos de trabalho para identificar oportunidades de melhoria. A ideia é ajustar o processo conforme a equipe aprende o que funciona melhor, sempre buscando eficiência.

Como implementar o Kanban no seu trabalho?

Por fim, a boa notícia é que é possível realizar a implementação do Kanban de forma simples, utilizando quadros físicos ou digitais, como os oferecidos por ferramentas como Trello ou Jira. Assim, o importante é começar mapeando todas as tarefas e etapas de um projeto, garantindo a visualização de forma clara do fluxo de trabalho. Com o tempo, ajuste os limites de trabalho em andamento e revise o processo para torná-lo cada vez mais eficiente.

Desse modo, o método Kanban é uma ferramenta poderosa para organizar tarefas repetitivas, melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade, sendo uma ótima opção para equipes que buscam mais controle sobre seus processos diários.